Pour une agence, le premier contact avec une DMC est presque toujours le même : une demande de devis. Plus elle est précise, plus la proposition qui revient est juste. Voici comment se déroule ce premier échange, et ce qui le rend efficace.
Que mettre dans une demande de devis ?
- Les dates, ou une période, et la durée du séjour.
- Le nombre de participants, même approximatif, et le type de chambres.
- Le profil du groupe : clientèle, âge, niveau de confort attendu.
- Les villes et les expériences souhaitées, ou au contraire à éviter.
- Les contraintes connues : vols, budget indicatif, régimes alimentaires, mobilité.
Une demande incomplète n'est pas un problème : une bonne DMC pose les questions qui manquent. Mais chaque information donnée d'emblée fait gagner un aller et retour.
Combien de temps pour recevoir une proposition ?
Cela dépend de la complexité du programme et de la saison. Chez ET Voyaj, nous répondons à chaque demande sous 48 heures maximum, 72 heures en haute saison.
Que contient une proposition ?
Un programme jour par jour, les hébergements proposés, les véhicules, les guides, ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas, et les conditions : validité, acompte, annulation. C'est une base de travail, pas un document figé.
Comment se passent les ajustements ?
Rares sont les programmes validés du premier coup. L'agence transmet les retours de son client, la DMC ajuste : une étape en moins, un hôtel différent, une activité ajoutée. Une fois le programme arrêté viennent la confirmation écrite, l'acompte et la liste des participants.
Une bonne demande de devis tient souvent en une page. Une bonne proposition répond à chacune de ses lignes.
